Comment être plus efficace au travail… Nous avons tous une foule de choses à faire chaque jour, dans notre vie professionnelle comme dans notre vie personnelle. Cette masse de choses à faire génère une surcharge mentale, du stress, et un papillonnage d’une tâche à l’autre pour tenter de faire avancer tout en même temps… Et au final, non seulement une inefficacité patente malgré tous nos efforts pour être efficaces, et mais aussi un mal-être au travail…

Le manque d’efficacité à l’échelle individuelle se traduit de proche en proche par une inefficacité collective qui nuit à la performance de l’entreprise.

Voici quelques conseils qui vous aideront à être plus efficace au travail et à aider vos collaborateurs à renforcer leur efficacité.

 

1/ Gérer son temps

– Avoir une To Do List

Cela peut paraître évident à certains mais rappelons-le quand même : il est primordial d’avoir en permanence une liste des tâches à accomplir (To Do List). Cela vous tranquillisera sur le fait que vous ne risquez pas d’oublier des tâches. Votre esprit sera plus disponible et vous aurez plus de facilité à prioriser vos tâches. Chaque jour noter les nouvelles tâches sur votre liste. Une fois la tâche réalisée, barrez là de la liste. Savourez ce moment de satisfaction du travail accompli, bon pour votre confiance en soi !

– Prioriser

Il est important de préparer sa journée, sa semaine, son mois…, en fonction des target dates de vos tâches. Pour cela vous devez connaître précisément ces dates, ça va de soi. Clarifiez-les si ce n’est pas le cas. Votre liste devra donc faire apparaître clairement les tâches à faire dans la journée, pour le lendemain, pour la fin de la semaine etc… Utilisez des couleurs, des symboles, des colonnes, des surligneurs etc…

– Prévoir des pauses

Nous en avons déjà parlé dans notre article sur le stress (« Stress et risque de Burn out en entreprise : Comment faire face ? »), le stress est normal pourvu qu’il ne dépasse pas un certain seuil et une certaine durée. Lorsqu’il devient chronique, il engendre une surcharge mentale et une sensation d’incapacité à faire face, qui renforce encore le stress. C’est la spirale infernale du stress qui peut à terme mener au burn-out. Il est important pour vous de ne pas dépasser votre seuil de stress. Pour vous y aider, organisez des pauses qui vous ressourcent dans votre journée de travail : pour l’un ce sera une courte marche à l’extérieur, pour l’autre partager un café avec des personnes agréables ou s’isoler quelques minutes pour faire le vide, faire du sport à la pause déjeuner etc… Trouvez ce qui vous va bien.

 

2/ Gérer son stress

Le stress, lorsqu’il dépasse les limites du « stress normal », est une calamité pour l’efficacité personnelle.

Chacun d’entre nous rentre en stress sous certaines conditions de stress propre à son type de personnalité. Dans notre précédent article sur le stress, là où la réaction d’Arnaud a été de rentrer en stress suite à la demande de son patron, quelqu’un d’autre aurait vu un challenge et n’aurait pas ressentie de stress, mais plutôt de l’excitation.

Une fois sous stress, chacun d’entre nous rentre dans des comportements sous stress propres à son type de personnalité : Marc le perfectionniste ne parviendra plus à déléguer, Simon l’imaginatif deviendra passif etc…

Lutter contre le stress, c’est d’abord apprendre à se connaître et identifier les conditions dans lesquelles nous rentrons sous stress. C’est ensuite mettre en place des actions pour limiter la survenue de ces conditions (c’est possible !). Puis, c’est identifier des solutions pour sortir des comportements sous stress lorsque nous y rentrons.

Le Coaching Gestion du Stress est un moyen privilégié de faire ce travail de connaissance de soi et de gestion de soi.

3/ Gérer son espace de travail

La façon dont nous organisons nos espaces de vie a une influence sur notre état interne. Les chinois ont développé une science à ce propos, le Feng Shui. Selon cette science, la position géographique d’un bâtiment, la forme des bâtiments, la proximité d’éléments naturels (rivières…) et non naturels (antennes…), et surtout l’environnement direct dans lequel nous vivons (position des meubles, couleur, encombrement…) influent sur notre vitalité. Sans faire une étude approfondie de cette science, il est évident que si notre bureau est sombre, exigu, en bazar et sale, il est probable que nous nous y sentions moins bien que s’il est lumineux, spacieux, ordonné et propre. Cela aura forcement un impact sur notre efficacité personnelle.

Autant que possible, créez-vous un espace de travail agréable pour vous, et laisser votre bureau en ordre en fin de journée. Vous serez plus serein lorsque vous arriverez le lendemain matin, vous éviterez de perdre du temps à chercher tel ou tel dossier, et vous limiterez le stress…

 4/ Mieux communiquer

Dans toute communication, il y a un Emetteur et Récepteur.: Entre ce que l’Emetteur veut dire, ce qu’il dit, ce que le Récepteur entend, et ce qu’il interprète, il peut y avoir des distorsions plus ou moins importantes…

Ces distorsions génèrent des incompréhensions, des malentendus, une perte d’énergie à tenter d’expliquer des choses rétroactivement, et parfois des conflits (les malentendus sont la première cause de conflits…). Bref, une mauvaise communication génère à coup sûr une perte d’efficacité personnelle et collective.

Une règle simple en communication : Chercher à comprendre l’autre avant de chercher à se faire comprendre. Pour cela, il convient d’écouter d’abord, puis de reformuler. La reformulation permet de s’assurer que ce que nous avons compris est bien ce que l’autre voulait dire. De même après une réunion, un récapitulatif de ce qui a été dit, suivi d’un compte-rendu écrit, permettra d’acter une compréhension commune de la situation, des objectifs, actions etc… Sans récapitulatif ni compte-rendu, chacun peut quitter la réunion avec son idée et perdre son temps et son énergie dans une direction qui n’est pas la bonne.

Il convient aussi de savoir demander des explications, de l’aide, des informations. Faire des demandes, même des demandes très simples, n’est pas évident pour tout le monde. Il peut être utile d’apprendre…

5/ S’affirmer et Savoir dire non

Certaines personnes ont des difficultés à exprimer et à faire respecter leurs besoins. Ces personnes ont également souvent des difficultés à dire non aux demandes et sollicitations de leur entourage professionnel et personnel.

En situation professionnelle, ces personnes peuvent se retrouver croulant sous le travail parce qu’elles n’ont pas su dire non et exprimer qu’elles étaient surchargées. C’est alors le stress et la perte d’efficacité garantis…

Il est donc important d’apprendre à faire respecter ses besoins et à dire non si l’on veut maintenir un bon niveau d’efficacité (et de bien-être au travail…).

6/ Faire des choix professionnels qui ont du sens pour vous

Efficacité et motivation sont étroitement liées. Plus nous sommes motivés, plus nous avons de chance d’être efficaces.

Nous pouvons être motivés par la tâche elle-même : En ce moment je rédige un article sur un sujet qui me passionne, je suis concentrée et je sens que je suis efficace par rapport à l’objectif que je me suis fixé.

Nous pouvons être motivés par quelque chose de plus grand que la tâche, sans que celle-ci ne nous passionne : La comptabilité est une tâche qui est loin de me passionner… Mais elle s’inscrit dans un choix de vie professionnelle qui a du sens pour moi. Je fais donc ma comptabilité correctement et dans les temps.

Plus vos choix professionnels auront du sens pour vous, et plus vous serez motivés et efficaces au travail, même sur des tâches qui à priori ne vous semblent pas passionnantes de prime abord. Et non seulement vous serez efficaces, mais en plus vous serez heureux…

Le Coaching Orientation Professionnel peut vous aider à construire un projet professionnel qui a du sens pour vous.

Les entreprises ont donc intérêt à aider leurs salariés à construire un projet professionnel qui a du sens pour eux, et à leur offrir la possibilité de le mettre en œuvre dans l’entreprise. Si chacun trouve du sens à ce qu’il fait, il sera efficace au travail, et l’entreprise sera plus performante.

 

7/ Bannir le mot échec de votre vocabulaire

Il n’y a pas d’échec, il n’y a que des expériences qui nous aident à grandir et à nous améliorer…

N’oubliez pas que ne pas faire de choix, c’est déjà un choix, celui de laisser les autres et l’environnement décider pour nous. Alors faites des choix, petits ou grands, allez explorer des directions qui vous attirent… Vous apprendrez des choses sur vous-mêmes, rencontrerez de nouvelles personnes, et développerez de nouvelles compétences qui vous aideront à être plus efficaces et à renforcer votre confiance en vous.

Partez à la découverte de vous-même et créez-vous une vie professionnelle en adéquation avec vos envies et vos valeurs…